Pengertian Arsip

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain:

1. Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
   

   • Tidak tergantung pada hubungan listrik.
   • SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
   • Aman terhadap virus komputer.
     Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
     
     • Jumlah arsip selalu bertambah,
     • Investasi media penyimpanan
     • Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
     • Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
     • Kertas mudah rusak
     • Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
2. Arsip Media Baru arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik. Contoh arsip micro film, kaset dll. Kelebihan Arsip Media Baru, diantaranya :
   • Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
   • Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
   • Pengoperasian sangat mudah.
   • Tempatnya access control (password)
   • Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
   • Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
   • Adanya fasilitas antivirus.
   • Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
   • Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
   • Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
   • Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
   • Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
   • Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
   
     Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya
   • Sangat tergantung pada hubungan listrik.
   • SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
   • Rentan terhadap virus komputer